Tot ce trebuie să știți înainte să comandați

ExtensiiMentor este platforma UNSERVER BUSINESS SOLUTIONS SRL prin care oferim extensii pentru WinMENTOR, în regim de abonament lunar: WMail (trimitere automată facturi și notificări de plată), WMex (import extrase bancare), WMCart (sincronizare cu magazinul online), WMsmart (import facturi din SmartBill, SAGA, Oblio, eMAG, Bolt, BizPharma, Vectory), WMBoard (dashboard financiar, cu modulul opțional Insights) și WMCleaner (deblocare WinMENTOR).

DocImpServer este modulul de comunicare al WinMENTOR, produs de Info Mentor SRL, prin care aplicațiile externe citesc și scriu documente. WMail, WMex, WMCart, WMsmart și WMBoard au nevoie de el instalat și pornit. Se achiziționează separat, de la distribuitorul Dvs. WinMENTOR. WMCleaner nu îl necesită.

Facturarea se face în data de 28 a fiecărei luni, pentru luna în curs. Prețurile afișate pe site sunt în EUR, fără TVA, pe lună; factura se emite în lei, la cursul BNR din ziua facturării, cu TVA adăugat.

Oricând, printr-un răspuns la emailul de confirmare a comenzii sau prin formularul de contact de pe site. Încetarea are efect pe data de 28 a lunii în curs, odată cu ultima factură, care acoperă luna deja folosită. Nu există perioadă minimă contractuală și nici penalități.

Da. Comanda plasată pe site, împreună cu Termenii și condițiile acceptate la comandă, constituie contractul. Fiecare comandă primește un număr unic de identificare, pe care îl regăsiți în emailul de confirmare și pe facturi.

După confirmarea comenzii, vă contactăm pentru programarea instalării. Aceasta se face de la distanță, de către implementatorul nostru, pe serverul pe care rulează WinMENTOR — de regulă în 20–30 de minute.

Suportul pentru extensii este asigurat de UNSERVER pe email, ca răspuns la confirmarea comenzii, sau prin formularul de contact de pe site. Pentru întrebări legate de WinMENTOR în general, puteți folosi și wmia.ro — serviciul nostru de suport WinMENTOR rulat exclusiv de AI, disponibil non-stop.

Extensiile rulează pe serverul dumneavoastră, lângă WinMENTOR. Datele contabile nu părăsesc infrastructura dumneavoastră; noi nu avem acces la ele decât la cererea dumneavoastră, în sesiunile de instalare sau suport. Singura excepție este modulul opțional Insights al WMBoard, care trimite la analiză cifre agregate, cu clienții anonimizați.

Da. Pe pagina Sugestii și idei puteți scrie ce ar trebui să facă extensiile, fără cont, și puteți vota ideile celorlalți. Verificăm fiecare sugestie înainte de publicare, iar cele mai votate intră primele în dezvoltare.

Da. În formularul de comandă bifați toate extensiile dorite; ele intră pe același contract și pe aceeași factură lunară.

Da. WMail urmărește facturile emise în WinMENTOR și le trimite pe email în câteva secunde de la emitere, folosind adresa de email a partenerului din nomenclator.

Da. Stabiliți cu câte zile înainte de scadență pleacă avertizarea, dacă se trimite și în ziua scadenței, la ce interval se repetă notificările de restanță și de la ce sumă în sus.

Fiecare trimitere are status (plecat, ajuns, deschis) cu data și ora. Raportul de comunicări, numerotat și tipăribil, adună aceste dovezi și poate fi folosit în recuperarea creanțelor.

Da. Pe aceeași instalare pot fi oricâte firme, fiecare cu adresa de expediere, logo-ul, textele și regulile ei de notificare.

Da. Emailurile de factură, scadență și restanță pot avea un buton „Plătește online”, care duce la pagina de plată a firmei dumneavoastră (Netopia, EuPlatesc sau alt procesator). Linkul de plată îl creați o singură dată la procesatorul dumneavoastră și îl lipiți în setările firmei; în email apare referința de trecut la plată (numărul facturii) și, la scadență și restanță, suma. Se activează separat pentru fiecare tip de email.

Da. Pentru fiecare firmă alegeți o culoare (dintre cele propuse sau orice cod de culoare) și încărcați logo-ul; emailurile de factură, scadență și restanță le folosesc automat. Puteți scrie și propriile texte și propriul subiect, pe fiecare limbă, și vedeți emailul exact cum îl primește clientul.

Da. Pentru fiecare client alegeți dacă primește notificări de scadență și de restanță și ce facturi intră în restanță: toate, cele mai vechi sau cele mai noi câteva, ori doar cele alese de dumneavoastră.

În română, engleză, italiană sau maghiară, cu sumele în lei sau în euro, după țara partenerului din WinMENTOR. Excepțiile le stabiliți dumneavoastră, pentru mai mulți parteneri deodată.

49 de formate: extrasele a 14 bănci și ale Trezoreriei Statului (inclusiv extrase PDF), rapoartele Z ale caselor de marcat, deconturile de la eMAG și Trendyol, borderourile Fan Courier, GLS și Sameday, rapoartele de la EuPlatesc, Netopia, Stripe și VivaPay. Formatul e recunoscut automat după conținutul fișierului. Pentru băncile care nu sunt în listă se poate folosi exportul MT940, pe care majoritatea îl oferă la cerere.

Da, în două feluri: fie le importați direct ca încasări, fie le folosiți ca să împărțiți pe facturi o plată care a intrat deja prin extrasul bancar. Alegerea o faceți prin locul din care încărcați fișierul.

Da, pentru Banca Transilvania, BCR, BRD, ING, Libra Bank, ProCredit Bank, Raiffeisen, Salt Bank, UniCredit și Trezoreria Statului. PDF-ul se încarcă la fel ca orice extras, iar soldurile se verifică la ban. Un PDF scanat (o imagine, fără text) nu poate fi citit și este refuzat, cu explicație.

Îl încărcați la fel ca pe oricare altul. WMex recunoaște că fișierul este protejat și vă cere parola pe loc; dacă parola e greșită, vi se spune și o puteți reintroduce. Parola servește doar la deschiderea fișierului și nu se păstrează nicăieri.

Încărcați fișierele raport Z în format ANAF (.p7b), toate rapoartele lunii deodată. Firma se recunoaște după seria casei de marcat. Pentru fiecare firmă alegeți modul: pe client (încasarea pe un partener ales, cu stingerea facturilor), pe venit (venitul și TVA-ul direct pe conturi, fără partener) sau monetar (un document în Ieșiri → Monetar pe fiecare raport). Numerarul, cardul și tichetele merg fiecare pe casa sau contul stabilit.

Da. Persoanele fizice se recunosc după cont bancar sau nume, iar cele fără CNP în WinMENTOR se identifică după codul intern: plata intră pe numele lor și factura se stinge automat, ca la orice firmă.

Nu. Fiecare linie este afișată cu partenerul și contul propus, iar înregistrarea în Trezorerie → Bancă se face doar după confirmarea dumneavoastră.

Se înregistrează pe contul contabil stabilit de dumneavoastră o singură dată, pe firmă. Regulile pot fi ajustate oricând.

Da. Firma se identifică din IBAN-ul din extras, iar fiecare firmă are conturile, regulile și istoricul ei de importuri.

WooCommerce, PrestaShop, Shopify, OpenCart, eMAG Marketplace și Trendyol. O firmă poate avea mai multe magazine, pe platforme diferite, în paralel.

La intervalul pe care îl stabiliți — de regulă la câteva zeci de minute pentru stoc, mai rar pentru prețuri și des pentru comenzi. Există și un buton de sincronizare imediată.

Fiecare comandă devine un document în seria aleasă, cu articolele, cantitățile (convertite în unitatea de măsură din WinMENTOR) și clientul identificat după cod fiscal sau, pentru persoane fizice, după nume, telefon și email.

Da. În setările firmei alegeți un agent din WinMENTOR, de exemplu „Magazin online”, iar fiecare comandă intră cu el. Clienții noi pot intra și într-o clasă de parteneri aleasă, scriși cu litere mari dacă doriți.

Da. Stocul, prețurile și comenzile se pornesc și se opresc separat, pe fiecare magazin.

Da. Modul de verificare arată exact ce ar intra în WinMENTOR, fără să scrie nimic — recomandat la punerea în funcțiune.

SmartBill, SAGA, Oblio (export e-Factura), eMAG (facturile emise prin eMAG Marketplace), Bolt, BizPharma și Vectory. Sursa este recunoscută automat după conținutul fișierului exportat.

Da. Facturile emise prin eMAG Marketplace, în format e-Factura (XML), se încarcă una câte una sau toate odată, într-o arhivă .zip. Discountul de pe factură intră ca linie separată, după regulile firmei.

Este marcată „nu se importă", cu motivul scris sub ea (de exemplu: linie fără cod de articol). Celelalte facturi intră normal.

Nu. Carnetul, gestiunea și modul de identificare a partenerilor și articolelor se stabilesc o singură dată pe firmă.

Da, opțional. Articolele sunt recunoscute după codul din WinMENTOR; dacă activați bifa de creare, cele care lipsesc se creează la import. Partenerii noi sunt arătați înainte de import și creați automat.

Nu. WMBoard doar citește din WinMENTOR. Aranjamentul dashboard-ului, drepturile utilizatorilor și jurnalul se țin în baza de date proprie a aplicației.

Se recitesc singure din WinMENTOR la intervalul ales, de la 30 de minute la o dată pe zi, chiar dacă aplicația nu e deschisă. Butonul cu ora din bara de sus arată când s-au citit ultima dată și le poate reciti pe loc.

Da. Alegeți mai multe firme deodată: „Cumulat” le adună ca pe un grup, „Comparativ” le pune una lângă alta. Fiecare utilizator vede doar firmele la care are acces.

Trei, care se adaugă la abonamentul WMBoard: Insights (analiza zilei, recomandări, buget și flux de numerar, comparația cu alte firme, simulări, obiective și ținte de vânzări) — 49 € + TVA pe lună; Radar contabil (verificarea închiderii de lună, a documentelor, e-Factura, e-Transport și a declarațiilor) — 49 € + TVA pe lună; Date proprii (tabele și grafice cu cifrele din afara contabilității) — 19 € + TVA pe lună.

Interfața este în română, maghiară și engleză, aleasă pentru toată instalarea sau pentru fiecare utilizator. Cifrele firmei rămân cum sunt în WinMENTOR.

Pentru analiza zilei pleacă doar cifre agregate ale unei singure firme (totaluri lunare, ponderi, vechimea creanțelor), cu clienții anonimizați. Firmele din comparație sunt publice și se citesc din bilanțurile depuse. În rest, cifrele rămân pe serverul dumneavoastră; singura excepție este brief-ul pe email, care pleacă prin platforma UNSERVER, dacă nu alegeți serverul de email al firmei.

Da. Brief-ul pleacă zilnic, săptămânal sau lunar, la ora aleasă, cu graficele bifate de dumneavoastră. Fiecare destinatar are firmele și frecvența lui, iar trimiterea nu cere un server de email propriu.

Când WinMENTOR nu mai pornește sau afișează erori de acces la date după o închidere anormală, o cădere de curent sau o deconectare de rețea — situațiile în care, altfel, ați suna la suport.

Nu. Nimic nu se șterge: fișierele îndepărtate sunt mutate și păstrate, organizate pe dată, oră și utilizator, și pot fi recuperate oricând.

Da, orice utilizator instruit, cu drepturi de Administrator pe calculatorul respectiv. Aplicația verifică singură că nimeni nu mai lucrează în WinMENTOR și refuză să pornească dacă găsește sesiuni active.

Nu. WMCleaner este singura extensie din ofertă care nu depinde de DocImpServer.